Organisaties zijn tijdens de coronacrisis druk bezig geweest met hun digitale transformatie. Al vanaf 2016 staat het in de cloud werken onverminderd hoog op de agenda. Dit naast ontwikkelingen zoals verschuiving van B2B richting B2C maar ook vraagstukken over wat organisaties kunnen doen met data (datagedreven organisatie).

De COVID-19-pandemie heeft een aantal zaken versneld. Denk bijvoorbeeld aan de online werkomgeving, wat ineens supersnel geïmplementeerd kon (moest) worden. Als gevolg hiervan werken en leren er nu veel mensen thuis. Doordat bijna alles online gebeurt, moet je voor deze online gesprekken aandacht schenken aan (niet uitputtend):

Werk ik op de Smart Phone of kies ik voor de pc?
Gebruik ik teams of zoom? Hoe zit het met AVG?
Hoe en wat zien en horen de andere deelnemers van mij?
Is de wifi in huis wel sterk genoeg?
En hoe zet ik het geluid uit als iemand anders praat?
Hoe deel ik een scherm?
Met wie zit ik allemaal in gesprek?
Wat is het doel?
Wat moet ik voor mijzelf en de organisatie bereiken?

Dit zijn allemaal zaken die rechtstreeks te maken hebben met het functioneren van de mens in een organisatie.

Viperty ondersteunt bedrijven over 3 assen, namelijk changes op het gebied van;

IT
Processen
de Mens

Wij merken helaas dat er bij de meeste organisaties nog steeds een grote focus op de assen IT en Processen ligt. Dit terwijl er belangrijke kansen liggen voor bedrijven, welke de komende jaren meer aandacht zullen gaan besteden aan de changes rondom de Mens. Het kloppend hart van de organisatie.

Het is belangrijk om de positieve en negatieve ervaringen uit de pandemie in de toekomst mee te nemen en meer aandacht te gaan besteden aan de mens.

Door de pandemie is bij de meeste bedrijven de afgelopen jaren minder vaak face-to-face contact geweest. Wij horen hierdoor vaak dat veel medewerkers het directe sociale contact missen en minder groepsgevoel ervaren. Wat de effecten hiervan zullen zijn kunnen wij (nog) niet exact zeggen maar tot nu toe lijkt dit te leiden tot een gevoel van vervreemding en isolatie en wellicht daarmee ook een dalende motivatie. Dit kan zeker tijdens ERP-implementatie projecten leiden tot grote risico’s.

Bij de complexe ERP-/CRM projecten die wij begeleiden zien wij duidelijk invloed van het vele online op afstand werken. Normaal kennen deze projecten een strakke scrumomgeving en planning (doorlooptijd, scope, en kosten), waarbij toevallige ontmoetingen en koffiemachine praatjes (over persoonlijk dingen of werkfrustraties) worden ontmoedigd, want alles kost tijd en dus geld. Wat dat betreft kwam het thuiswerken ten gevolge van de corona-crisis voor de scrum projecten als een zegen. De efficiëntie en doelgerichtheid wordt door het online vergaderen sterk afgedwongen.

Deze toevallige “verstorende” ontmoetingen bestaan niet (of nauwelijks) meer door het online werken. Denk maar aan de spontane gesprekken die bij de koffiemachine ontstaan. Hier gaat het eerder over persoonlijke dingen, werkfrustraties, maar ook over onderwerpen binnen het project die niet op de agenda van het formele overleg stonden. Wat echter vergeten wordt is dat die informele ongeplande en ongestructureerde gesprekken net zo belangrijk zijn als de formele. Deze “toevallige” interactie helpt wel degelijk bij de voortgang en kwaliteit van het project. Er wordt belangrijke (vaak nog niet bekende) informatie uitgewisseld, onderlinge relaties worden opgebouwd en er ontstaan informele netwerken. Daarnaast helpen deze interacties om de motivatie en ook werkvreugde te versterken.

Het bewust zijn van en de aandacht voor deze groepsdynamiek zien we momenteel helaas nog steeds niet terug bij de aanpak van Software/implementatiepartners. Deze blijven nog steeds gefocust op het implementeren (IT & Processen) met weinig tot geen focus op performance van de groepsdynamiek.

Wat zien we momenteel door het online werken gebeuren?

Medewerkers zitten door het thuis werken op een "eigen" frequentie. Moeilijk een groepsdynamiek te creëren met gezamenlijke frequentie.
Er ontstaat meer verloop van het personeel. Door schaarste wordt er aan iedereen getrokken. Softwarepartners hebben moeite om personeel te vinden en te behouden. Door het frequente vervangen van personeel gaat veel kennis en kunde binnen het specifieke project verloren.
Softwarepartners hebben moeite om een band te creëren met de klant door het online werken.
Het tempo van de ERP projecten neemt af door frustraties, onbegrip en waarschijnlijk op termijn door gebrek aan vertrouwen.
Er ontstaat een enorme toename van ZZP “IT-experts".
Er ontstaan meer conflicten tijdens projecten. Deze zouden door het informele netwerk eerder herkend en opgelost zijn.

De wetenschap is druk bezig te onderzoeken hoe de social presence tijdens online werken kan worden vergroot. Social presence is het psychologisch fenomeen, waarbij anderen in de elektronische communicatie als levensecht worden ervaren. Social presence draagt niet alleen bij tot het wegnemen van de problemen maar verbetert ook de samenwerking. Social presence komt met de huidige tools en werkwijzen niet vanzelf. Het ontbreken ervan frustreert de samenwerking aldus Prof. Kreijns. Wij zien dus erg uit naar nieuwe tools die inzetten op het vergroten van die social presence, zowel voor partners, leveranciers, medewerkers, partijen en ZZP’ers. Wij willen dit graag bewust gaan toepassen, zodat wij gezamenlijk beter ERP-trajecten en digitale transities kunnen gaan begeleiden.

Resume:

Wij zien zeker de voordelen van online werken en denken dat wij in een blijvende verandering zitten. Uiteraard zullen we na deze pandemie ook weer meer face-to-face contact zien ontstaan. Echter wij verwachten dat dit zeker niet teruggaat naar de wijze van voor de pandemie. Er zal een combinatie gaan ontstaan van online en face-to-face contact. Het hybride werken zal het nieuwe normaal worden en bedrijven en haar medewerkers zullen zich moeten gaan aanpassen aan deze nieuwe werkwijze. Er zal een optimum gevonden moeten worden tussen face-to-face en online samenwerking. Hier willen wij graag een bijdrage aan leveren.

Was het tijdens de pandemie een kwestie van overleven door gebruik te maken van het online werken, zo is het na de pandemie van belang om optimaal gebruik te gaan maken van het hybride werken. Daarom moet je als organisatie veerkrachtig zijn om deze nieuwe werkwijze te integreren en als voordeel te kunnen inzetten met meer focus op de MENS-as is ons devies.

Wij denken dat het van belang is om dit jaar een check te doen op dit gebied om te kijken waar uw bedrijf staat om zo met veerkracht door te kunnen pakken na deze crisis. Hieronder staat een aantal checks waarmee wij kunnen helpen:

Strategie & alignment medewerkers
Leiderschap & alignment medewerkers
Technologie & alignment medewerkers.
- IT, security en digitale processen
Operatie & Supply chain:
- Nadenken over efficiënte bedrijfsvoering en risicobeperking verloop personeel.