Procesoptimalisatie is hot en dat is zeker niet vreemd. Elke organisatie is op zoek naar meer efficiency, naar een slimmere en betere manier van werken en naar meer profitability. Onder procesoptimalisatie verstaan we het verbeteren van bedrijfsprocessen met als doel je organisatie te verbeteren op basis van analyse en data. De wens om bedrijfsprocessen te verbeteren, is een mooi streven, maar nog te vaak gaat het mis. Lees hier de meest voorkomende oorzaken van het falen van procesoptimalisatie.
In het blog ‘De route naar bedrijfsoptimalisatie’ schreven we al dat het verbeteren van bedrijfsprocessen grofweg 5 fases kent: in de spiegel kijken, haalbare doelen stellen, de huidige bedrijfsprocessen in kaart brengen en evalueren, nieuwe tools en werkwijze implementeren en vervolgens terug naar stap 1. Of bedrijven nu zelf dit traject doorlopen of met een organisatieadviesbureau deze reis afleggen, mislukking ligt op de loer. Zorg daarom dat je de volgende valkuilen omzeilt.
Valkuil 1: Verkeerde uitgangspunten
Wanneer je in een verbetertraject start met de verkeerde uitgangspunten, is het proces van bedrijfsoptimalisatie gedoemd te mislukken. Dit kan gebeuren als je geen goede marktanalyse hebt gedaan, als je voortborduurt op verkeerde aannames, niet goed naar de huidige situatie binnen je bedrijf hebt gekeken. Als je werkt met verkeerde uitgangspunten, kun je bedrijfsprocessen proberen te optimaliseren wat je wilt, maar de kans is erg groot dat je de verkeerde kant op gaat.
Valkuil 2: Blind voor trends
Aansluitend op de eerste valkuil is het zeer risicovol als er geen duidelijk beeld van de grote, boze buitenwereld is: waar gaat de markt naartoe, wat zijn de trends, hoe verandert het klantgedrag, welke ontwikkelingen zijn er? Naar buiten kijken is minstens zo belangrijk als naar binnen. In de geschiedenis van de mensheid gingen veranderingen nog nooit zo snel als nu. Blijf bij en kijk uit het raam wat er buiten gebeurt.
Valkuil 3: Onduidelijke doelen
Zoals gesteld in de blog ‘De route naar bedrijfsoptimalisatie’ is het bij het optimaliseren van je bedrijfsprocessen belangrijk om duidelijke doelen te stellen. Bij veel bedrijven hebben we het optimalisatieproces zien vastlopen omdat men niet helder was in de te behalen doelen. Zolang je niet weet wie wat gaat doen, er geen duidelijke focus op deliverables is, dan faalt het optimalisatieproces 100%. Dan is het schieten op een bewegend doel.
Valkuil 4: Te weinig resources
Valkuil 4 is een vervelende: wel willen optimaliseren maar niet kunnen. Om verbeteringen door te voeren, moet je genoeg FTE hebben. Zonder mankracht krijg je de bal niet aan het rollen. Naast het überhaupt hebben van voldoende mensen, is het net zo belangrijk om mensen met de juiste kennis en ervaring te hebben. Niet iedereen is geschikt om een veranderproces door te voeren. Collega’s met een ‘go-for-it’ mentaliteit met de juiste ervaring en kunde zijn onmisbaar binnen deze trajecten. Het belang van goede training en ondersteuning word ook vaak onderschat.
Valkuil 5: Te veel ballen in de lucht
Het complete verandertraject dat je door wilt maken om je organisatie te verbeteren, is vaak te groot om als één project te behandelen. Ook dit is een veelgemaakte fout: met honderd-en-een dingen bezig zijn zonder focus of priorisering. Het optimaliseren van je bedrijfsprocessen verdient je onverdeelde aandacht. Vergeet daarom niet om het master-project op te hakken in kleinere deelprojecten. Dit zorgt voor snelle succesjes in het verandertraject, wat je weer helpt bij valkuil nummer 6.
Valkuil 6: Geen buy-in van de organisatie
Voorkom dat het mooie doel van procesoptimalisatie strandt in goede bedoelingen. Of je nu zelf leading bent in dit transformatieproces, met een organisatieadviesbureau hieraan werkt of met de on demand consultancy van Viperty: De wil en bereidwilligheid om te veranderen moet aanwezig zijn bij de mensen van je gehele organisatie. Als deze bereidheid er niet is zul je nooit de resultaten halen die gewenst zijn. Het gebrek aan buy-in komt vaak doordat mensen aan de zijlijn van een veranderproject staan en het grote geheel niet overzien of begrijpen wat hun rol is binnen het verandertraject. Dit kan alleen met juist management en een duidelijk visie worden opgepakt. Als duidelijk wordt gecommuniceerd, alle stakeholders goed worden meegenomen en iedereen begrijpt wat zijn rol is, voorkom je aan het einde van het project een hoop frictie.
Het project is af, we zijn klaar!
Ondanks dat een verandertraject een duidelijk einddatum heeft waarop doelstellingen behaald moeten worden, is een dergelijk project zelden tot nooit ‘klaar’. De markt blijft veranderen, processen zijn nooit 100% optimaal of efficiënt. Ofwel, verandermanagement gaat altijd door.
Conclusie na deze valkuilen
Er kan nogal wat misgaan bij veranderprojecten. Hoe groter, langer en complexer hoe meer de organisatie geneigd is om in deze valkuilen te trappen. Houd het project daarom overzichtelijk en helder. Heb altijd oog voor je omgeving zodat je ziet of je genoeg buy-in hebt van je collega’s en management óf dat de markt om je heen veranderd waar je snel op moet inspelen. Zet duidelijke lijnen uit, communiceer die en leef ze na. En communiceer als een project af is.
Wil je meer weten over dit onderwerp?
Wil je meer weten over verandermanagement en procesoptimalisaties of heb je behoefte aan consultancy on demand voor jouw organisatie? Neem dan contact op met Jos van Capelleveen en laat je adviseren over de beste route voor jouw organisatie.
